Las implementaciones tecnológicas, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), a menudo fallan en las empresas. Esto puede llevar a retrasos en el retorno de la inversión (ROI) y erosionar la confianza en los equipos tecnológicos responsables. Pero, ¿por qué sucede esto? La clave no reside únicamente en la tecnología misma, sino en cómo se aborda el proceso de implementación. Un error común es comenzar un proyecto esperando que la tecnología por sí sola solucione problemas de ineficiencia, inconsistencias en los datos o falta de colaboración entre departamentos. En lugar de eso, es fundamental comprender que las implementaciones exitosas requieren una profunda consideración del factor humano y un enfoque holístico.
La Tecnología No Es La Solución Mágica
Si bien la tecnología es un habilitador clave para los procesos empresariales, es fundamental comprender los requisitos previos a su adopción: definir claramente las reglas de negocio, delimitar el alcance del proyecto y anticipar sus impactos. Además, se debe llevar a cabo una limpieza de datos antes de la migración al nuevo sistema. Iniciar un proceso de implementación esperando que la tecnología por sí sola solucione ineficiencias, inconsistencias, errores en los datos o falta de alineación y colaboración entre áreas es uno de los errores más comunes que puede deteriorar la confianza en el proyecto y los equipos tecnológicos responsables. Las implementaciones exitosas no son simplemente “poner un sistema nuevo”, sino una transformación que requiere de la participación y el compromiso de todos los involucrados.
La Importancia del Factor Humano
Un error frecuente es pasar por alto a las audiencias que se verán afectadas directa o indirectamente por el cambio. En este sentido, es necesario identificar a los distintos grupos de interés y diseñar un plan de comunicación claro, con mensajes dirigidos, tiempos clave y responsables bien definidos para mantener informados a clientes, proveedores y usuarios administrativos y operativos, así como a colaboradores internos cuyas actividades deberán modificarse a partir de la implementación del sistema. Esto implica ir más allá de las reuniones técnicas y comunicar de manera clara los ajustes operativos que se esperan.
Ejemplos Concretos del Impacto Humano
Consideremos algunos ejemplos concretos de cómo el factor humano impacta la implementación:
- Depuración de nombres de clientes o proveedores duplicados con variantes inconsistentes que alimentarán los catálogos maestros de datos. Si no se identifican y corrigen estos errores, la calidad de los datos será comprometida.
- Definición de fechas clave o conceptos requeridos para la emisión de órdenes de compra y recepción de facturas. La falta de claridad en estos puntos puede generar retrasos y errores en los procesos.
- Comunicación oportuna de las fechas de pago para evitar retrasos que afecten el suministro de materiales o el pago de servicios.
El Rol del Liderazgo y la Comunicación
Los líderes deben ser los primeros embajadores de la implementación, ya que su función es clave para impulsar la colaboración y la aceptación del cambio dentro de sus equipos. Deben participar activamente en actividades específicas del proyecto, tales como definir y validar procesos, limpiar y estandarizar los datos que serán migrados, establecer las reglas de negocio, definir escenarios de pruebas, identificar procesos que quedarán fuera del sistema y que requerirán algún tipo de interfaz con sistemas legados, entre otros. Además, es fundamental comunicar de manera clara y transparente el alcance del proyecto, los beneficios esperados y cómo cada persona contribuirá al éxito.
Preguntas y Respuestas Clave
- ¿Qué podemos hacer para asegurar que todos los empleados comprendan el nuevo sistema? Es fundamental ofrecer capacitación práctica y sesiones de preguntas y respuestas.
- ¿Cómo podemos minimizar la resistencia al cambio? Involucrando a los empleados en el proceso de planificación y demostrando cómo el nuevo sistema les beneficia directamente.
- ¿Cómo podemos asegurar que los datos sean precisos y consistentes después de la migración? Implementando procesos robustos de validación y limpieza de datos.
- ¿Cómo podemos medir el éxito de la implementación? Estableciendo indicadores clave de rendimiento (KPIs) que reflejen los objetivos del proyecto.
- ¿Cómo podemos manejar las nuevas responsabilidades que surgirán con el sistema? Reasignando tareas de manera justa y proporcionando capacitación adicional para las nuevas responsabilidades.
Más Allá de la Tecnología: Una Transformación Organizacional
Es importante destacar que no se trata de un proyecto exclusivo de la función de Tecnologías de la Información (TI), sino de una transformación que habilita nuevas formas de trabajo, las cuales requieren la adopción de prácticas estandarizadas, colaboración entre áreas y una nueva mentalidad organizacional. El éxito de la implementación depende no solo de la tecnología elegida, sino también de la capacidad de la organización para adaptarse a los nuevos procesos y formas de trabajar que el sistema facilita. Si su empresa está planeando implementar un sistema ERP o alguna otra plataforma tecnológica, ¿cómo piensa sensibilizar a su equipo respecto a los beneficios y al papel que cada persona asumirá para alcanzarlos?
